| Typ widoku lub folderu | Przeznaczenie |
| Prywatny | Dostępny tylko dla tego użytkownika programu Notes, który go utworzył. |
| Współużytkowany | Dostępny dla wszystkich użytkowników. |
| Współużytkowany — zawiera dokumenty nieprzechowywane w żadnym folderze (dotyczy tylko widoków) | Tworzony jest współużytkowany widok na podstawie wersji widoku lub folderu. Umożliwia użytkownikom wyświetlanie dokumentów nieprzechowywanych w folderach. |
| Współużytkowany — zawiera usunięte dokumenty (dotyczy tylko widoków) | Tworzona jest współużytkowana wersja widoku lub folderu. Umożliwia użytkownikom wyświetlanie dokumentów usuniętych z aplikacji.
Usunięte dokumenty mogą zostać odzyskane przez przeniesienie ich z kosza do odpowiedniego folderu. Ten widok działa przy założeniu, że menedżer aplikacji wybrał wcześniej opcję Zezwalaj na usuwanie logiczne na karcie Zaawansowane okna Właściwości aplikacji. Włączenie opcji usuwania logicznego i utworzenie takiego widoku umożliwia łatwe i szybkie odtworzenie przypadkowo usuniętych dokumentów. |
| Współużytkowany — prywatny przy pierwszym użyciu | Tworzona jest współużytkowana wersja widoku lub folderu. Gdy użytkownik po raz pierwszy otworzy taki widok lub folder, automatycznie zostanie utworzona jego kopia. Kopia różni się od oryginału tym, że jest jego prywatną wersją. Jeśli użytkownik ma dostęp do aplikacji, wersja prywatna jest w niej tworzona. W przeciwnym razie jest ona tworzona w pliku pulpitu (.ndk).
Gdy użytkownik utworzy prywatną kopię, widok lub folder nie może automatycznie dziedziczyć zmian projektu, tak jak to się dzieje w przypadku reszty aplikacji. Aby zaktualizować współużytkowany, prywatny widok zgodnie z najnowszymi zmianami wprowadzonymi w projekcie, należy usunąć prywatną kopię widoku, a następnie trzeba zastąpić ją zaktualizowanym widokiem.
Aby zaktualizować folder, najpierw należy skopiować odpowiednie dokumenty do innego folderu. Następną czynnością jest usunięcie prywatnej kopii folderu i zastąpienie jej zaktualizowaną wersją. Można też wybrać opcję Działania > Folder > Aktualizuj pojekt folderu, jeśli jest dostępna — na przykład w aplikacji Poczta. |
| Współużytkowany — prywatny na pulpicie przy pierwszym użyciu | Tworzona jest współużytkowana wersja widoku lub folderu. Gdy użytkownik po raz pierwszy otworzy taki widok lub folder, automatycznie zostanie utworzona jego kopia. Kopia różni się od oryginału tym, że jest jego prywatną wersją. Folder ten jest tworzony na pulpicie nawet wtedy, gdy użytkownik ma uprawnienie do tworzenia prywatnych folderów w aplikacji.
Gdy użytkownik utworzy prywatną kopię, widok lub folder nie może automatycznie dziedziczyć zmian projektu, tak jak to się dzieje w przypadku reszty aplikacji. Aby zaktualizować współużytkowany, prywatny widok zgodnie z najnowszymi zmianami wprowadzonymi w projekcie, należy usunąć prywatną kopię widoku, a następnie trzeba zastąpić ją zaktualizowanym widokiem.
Aby zaktualizować folder, najpierw należy skopiować odpowiednie dokumenty do innego folderu. Następną czynnością jest usunięcie prywatnej kopii folderu i zastąpienie jej zaktualizowaną wersją. Można też wybrać opcję Działania > Aktualizuj projekt folderu, jeśli jest dostępna — na przykład w aplikacji Poczta. |