Archiwizowanie jest szczególnie użyteczne w aplikacjach pocztowych jeśli preferencje użytkownika są ustawione w ten sposób, że kopie wysyłanych wiadomości są automatycznie zapisywane w widoku Wysłane elementy, co powoduje zwiększanie rozmiaru aplikacji pocztowej. Aby uporządkować pocztę, można utworzyć foldery i umieszczać w nich wiadomości, lecz w ten sposób nie zmniejsza się rozmiaru aplikacji pocztowej. Archiwizacja pozwala zwolnić miejsce na dysku i zwiększyć wydajność aplikacji pocztowej.

Archiwizowanie pliku poczty może zostać uruchomione tylko przez użytkownika z dostępem co najmniej na poziomie Redaktora, z uprawnieniami do usuwania i będącego właścicielem pliku poczty. Jeśli użytkownik nie jest właścicielem pliku poczty, musi mieć dostęp do pliku poczty na poziomie Menedżer oraz mieć uprawnienia do usunięcia pliku poczty.

Uprawnienia do archiwizacji poczty

Określając zasady archiwizowania aplikacji poczty, organizacja kontroluje zakres uprawnień do archiwizowania. W niektórych przypadkach użytkownik nie musi wcale zajmować się archiwizacją, ponieważ proces ten jest konfigurowany i przeprowadzany w jego imieniu. Strategia archiwizacji może także dopuszczać, aby użytkownik ustanowił własne kryteria, w uzupełnieniu działań podejmowanych przez organizację.

Użytkownik może sprawdzić zakres posiadanych uprawnień do archiwizacji poczty, korzystając z menu Czynności > Archiwizuj > Ustawienia w celu wyświetlenia okna dialogowego Ustawienia archiwizacji. Więcej informacji można znaleźć w części Zasady administrowania archiwizacją poczty.

Osobiste archiwizowanie poczty - ogólne informacje o procesie

Użytkownik posiadający uprawnienia do samodzielnej archiwizacji poczty, powinien postępować według następującej procedury:

1. Ogólne--Określanie komputerów, w których będzie uruchamiane archiwizowanie i w których będą przechowywane archiwa. Archiwizacja może być przeprowadzana przez serwer pocztowy (archiwizacja na serwerze), dzięki czemu komputer użytkownika nie musi być włączony podczas procesu lub - aby zachować większą kontrolę nad harmonogramem - we własnym komputerze, za pomocą klienta programu IBM® Lotus Notes® (archiwizacja po stronie klienta). Jeśli proces archiwizacji jest przeprowadzany za pomocą klienta programu Notes®, to aplikację archiwum można przechowywać lokalnie lub na dowolnym serwerze, do którego użytkownik ma dostęp. Jeśli proces jest przeprowadzany przez serwer poczty, to aplikację archiwum można przechowywać tylko na serwerze, do którego użytkownik ma dostęp.

2. Kryteria--Tworzenie i aktywowanie zestawu kryteriów archiwizowania (informacji, które będą wykorzystywane przez program Notes podczas archiwizowania) dla aplikacji archiwum, która ma zostać utworzona. Zestaw kryteriów zawiera informacje o tym, które dokumenty będą archiwizowane, nazwę pliku, ścieżkę do aplikacji archiwum oraz wybrane opcje czyszczenia pliku poczty.

a. Dokumenty -- Wybór dokumentów, które będą archiwizowane, w oparciu o aktywność i wybór folderów. Można na przykład przyjąć kryterium, że archiwizowane będą dokumenty, które nie zostały zmienione przez ponad 365 dni. Następnie można archiwizować wszystkie dokumenty, spełniające określone kryteria lub tylko dokumenty z wybranych folderów, spełniające te kryteria.

b. Miejsce docelowe -- należy zdecydować, czy wybrane dokumenty zostaną skopiowane do określonej aplikacji archiwum, czy też poczta zostanie wyczyszczona poprzez usunięcie z niej dokumentów po ich skopiowaniu do archiwum.

c. Opróżnianie pliku poczty — konfigurowanie opcji opróżniania poczty przez usunięcie zarchiwizowanych dokumentów lub zmniejszenie ich rozmiarów. Rozmiar dokumentów można zmniejszyć przede wszystkim poprzez usunięcie załączników, a następnie przez pozostawienie tylko informacji z nagłówka lub informacji z nagłówka i części dokumentu.

4. Harmonogram—W przypadku archiwizowania po stronie klienta można określić harmonogram archiwizowania lub przeprowadzić archiwizowanie ręcznie, wybierając opcję Czynności > Archiwizuj > Archiwizuj teraz. (W przypadku archiwizacji na serwerze, archiwizacja jest przeprowadzana zgodnie z harmonogramem serwera - użytkownik nie ma wpływu na to, kiedy proces ma miejsce). Po utworzeniu aplikacji archiwum, można utworzyć dla niej zakładkę, usunąć ją, skopiować lub wykonać inne czynności dostępne dla każdej innej aplikacji.

Uwaga: Powyższa zasada nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgodnie z utworzonymi kryteriami archiwizowane będą tylko dokumenty wybrane ręcznie przez użytkownika. Wybierz najpierw dokumenty, a następnie kliknij opcję Czynności > Archiwizuj > Archiwizuj wybrane dokumenty.

Patrz: Tworzenie lub edytowanie zestawu kryteriów archiwizacji. Czynności tej procedury oddziałują na wszystkie inne procedury potrzebne do osobistej archiwizacji poczty.

Tematy pokrewne
Określanie komputerów, na których jest uruchamiany proces archiwizacji i na których jest przechowywane archiwum
Zarządzanie pocztą
Usuwanie wiadomości e-mail

Glosariusz