POCZTA

Konfigurowanie powiadomień o nieobecności
Użytkownik może korzystać z usługi powiadamiania o swojej nieobecności, która umożliwia wysyłanie automatycznych odpowiedzi na wiadomości przychodzące. Automatyczna odpowiedź informuje osoby, które wysłały wiadomość do użytkownika, że jest on niedostępny, podając również datę jego powrotu.

Aby zastosować powiadomienia o nieobecności, należy określić ich elementy składowe takie, jak data wyjazdu i powrotu, a następnie włączyć usługę. W dniu powrotu użytkownik otrzyma wiadomość podsumowującą czas jego nieobecności, zawierającą listę nadawców, do których zostało wysłane powiadomienie.

Uwaga: W zależności od konfiguracji serwera organizacji, program IBM® Lotus Notes® wyłączy automatycznie usługę powiadomienia o nieobecności w dniu powrotu lub użytkownik będzie musiał zrobić to ręcznie. W drugim przypadku, użytkownik otrzyma każdego następnego dnia wiadomość przypominającą o potrzebie wyłączenia powiadomienia o nieobecności.

Włączanie powiadomienia o nieobecności

1. Otwórz pocztę.

2. Nad listą wiadomości kliknij opcję Więcej > Nieobecność.

3. Podaj daty wyjazdu i powrotu.


4. (Opcjonalne) Wykonaj jedną z czynności:

Zadania funkcji nieobecności
    Zadanie
    Opis
Zapisywanie czasu wolnego spędzanego poza biurem w harmonogramie czasu wolnego, aby inni mogli zapraszać użytkownika na spotkaniaUsuń zaznaczenie pola Jestem niedostępny dla spotkań.

W przeciwnym razie czas zostanie zapisany w harmonogramie czasu wolnego jako zajęty, a inne osoby zobaczą, że użytkownik nie może brać udziału w spotkaniach podczas nieobecności.

Zmiana standardowego powiadomienia wysyłanego podczas nieobecnościWykonaj jedną z czynności:
    • Zmodyfikuj pole Temat.
    • Usuń zaznaczenie pola Dołącz datę powrotu do tematu.
    • Zmodyfikuj pole Dodatkowa treść.
Wysyłanie innego powiadomienia określonym osobom lub do określonych domen1. Kliknij opcję Powiadomienie alternatywne.

2. Określ jedną lub kilka osób (domen) w polu Do. W celu wybrania nazw z katalogu kliknij przycisk Do.

3. Zmodyfikuj pozostałe informacje w powiadomieniu.

Zezwalanie na odpowiadanie na wiadomości wysłane z adresów internetowychKliknij opcję Wyjątki, a następnie usuń zaznaczenie pola Nie odpowiadaj automatycznie na pocztę wysłaną spod adresów internetowych.

Wskazówka: Aby zapobiec wysyłaniu odpowiedzi nadawcom wiadomości-śmieci, należy zachować zaznaczenie pola.

Anulowanie wysyłania odpowiedzi do wybranych osóbKliknij opcję Wyjątki, a następnie podaj jedną lub więcej osób w polu Wysłane przez. W celu wybrania nazw z katalogu kliknij opcję Wysłane przez.
Anulowanie odpowiadania na wiadomości o tematach zawierających określone frazy1. Kliknij opcję Wyjątki.

2. Określ frazę w polu Temat wiadomości zawiera dowolną z tych dokładnych fraz.

3. Kliknij opcję Dodaj frazę.

4. Dla każdej dodawanej frazy powtórz czynności b i c.


5. Kliknij opcję Włącz i zamknij lub kliknij opcję Zapisz i zamknij w przypadku, gdy funkcja powiadomienia o nieobecności jest już włączona, ale wprowadzone zostały zmiany w jej ustawieniach.

Wyłączanie powiadomienia o nieobecności

W zależności od konfiguracji serwera organizacji, może zaistnieć potrzeba ręcznego wyłączenia powiadomienia o nieobecności (nawet jeśli program Notes® w określonym dniu powrotu przestanie wysyłać powiadomienia o nieobecności). W takim przypadku użytkownik otrzyma wiadomość, przypominającą o potrzebie wyłączenia powiadomienia o nieobecności.

1. Otwórz pocztę.

2. Nad listą wiadomości kliknij opcję Więcej > Nieobecność.

3. Kliknij opcję Wyłącz i zamknij.

Uwagi

Niezależnie od ilości wiadomości wysłanych przez jedną osobę, automatyczne powiadomienie o nieobecności zostanie do tej osoby wysłane tylko raz.

Usługa nie oznacza rozpowszechniania automatycznego - powiadomienie jest wysyłane tylko podczas nieobecności użytkownika, w odpowiedzi na otrzymaną wiadomość.

Usługa wysyła powiadomienie tylko w czasie określonym przez użytkownika jako nieobecność. Jeśli weekendy zaliczają się do czasu nieobecności, odpowiedź w takie dni także będzie wysyłana.

Wskazówka: Jeśli użytkownik podczas nieobecności będzie chciał zobaczyć wiadomości, może utworzyć regułę poczty, która będzie wysyłała kopie wiadomości przychodzących na inny adres poczty elektronicznej.

Tematy pokrewne
Delegowanie dostępu do własnej poczty, kalendarza, listy zadań do wykonania oraz listy kontaktów